در دنیای امروز، تکنولوژی و نرم افزارهای اتوماسیون اداری به عنوان ابزارهایی مؤثر برای بهبود خدمات شهری شناخته شده‌اند. موضوع این مقاله هم درباره اتوماسیون اداری شهرداری‌ها است. با استفاده از اتوماسیون اداری شهرداری ها، علاوه بر خودکارسازی فرایندها وظایف مختلف شهرداری‌ها، زمان و هزینه نیز صرفه جویی می‌شود. برای مثال، فرایندهای مدیریتی مانند ثبت و حضور غیاب کارکنان، مدیریت پرسنل، پرداخت حقوق و مزایا و ارزیابی عملکرد، با استفاده از اتوماسیون اداری می‌توانند به صورت خودکار و بهبود یافته انجام شوند.
معرفی نرم افزار اتوماسیون اداری شهرداری
اتوماسیون اداری آی‌کن با تجربه‌ی پیاده‌سازی در بیش از ۴۰۰ شهرداری در سطح کشور، به عنوان یکی از پرکاربردترین اتوماسیون‌های اداری در حوزه شهرداری‌ها، توانسته است در پایش و کنترل بهتر منابع مالی این نهادها تأثیر مثبتی بگذارد. الگوریتم‌های اتوماسیون اداری آی‌کن قادر به تجزیه و تحلیل سریع و دقیق حجم زیادی از داده‌ها هستند. این قابلیت به شهرداری‌ها در پیش‌بینی و بررسی ریسک‌های مختلف کمک می‌کند.
با تحلیل داده‌های اتوماسیون، شهرداری‌ها قادر به ارائه تصمیمات بهتر و هوشمندانه‌تر برای ارائه خدمات شهروندی هستند. از جمله خدمت‌ها و سامانه‌های تولید شده در بستر اتوماسیون اداری آی‌کن برای شهرداری‌ها، شامل سامانه تاکسیرانی، سامانه ۱۳۷، کنترل و مدیریت پروژه، املاک، آرامستان، باسکول، پارک‌ها، ترمینال، پرسنلی، درخواست کالا و درخواست خرید کالا، مرخصی و ماموریت و… می‌باشد.
مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری در شهرداری
همان‌طور که قبلاً در مقاله‌ای به نقش اتوماسیون اداری در سازمان‌ها اشاره کردیم، یکی از مزایای مهم اتوماسیون اداری شهرداری‌ها، کاهش هزینه‌ها مخصوصا در مدیریت دبیرخانه است. با استفاده از سیستم‌های اتوماسیون، نیاز به کاغذ و مستندات فیزیکی و همچنین هزینه‌های مربوط به استخدام و آموزش کارکنان در شهرداری‌ها کاهش می یابد.
همچنین، اتوماسیون اداری شهرداری به رشد سریع و جامعیت اطلاعات کمک می‌کند. با ذخیره، پردازش و به اشتراک گذاری اطلاعات در سیستم‌های اتوماسیون، کارکنان می‌توانند به آسانی به اطلاعات مورد نیاز‌شان دسترسی پیدا کرده و در جهت بهبود تصمیم‌گیری‌های مدیریتی از آنها استفاده نمایند.
به طور خلاصه، اتوماسیون اداری به شهرداری‌ها کمک می‌کند تا منابع مالی خود را بهبود دهند، از طریق تجزیه و تحلیل داده‌ها تصمیمات بهتری اتخاذ کنند و وظایف مختلف را به طور خودکار انجام دهند. در نتیجه، این فناوری باعث افزایش بهره‌وری و صرفه‌جویی در هزینه‌های شهرداری می‌شود و بهبود عملکرد اداری را فراهم می‌کند.
اهمیت نرم افزار اتوماسیون اداری شهرداری
یکی از دلایل اهمیت نرم افزار اتوماسیون اداری شهرداری، ارائه خدمات شهروندی و امکان ارتباط ساده و سریع‌تر با آنها در بستر پورتال است. اتوماسیون اداری آی‌کن با قابلیت میز خدمت الکترونیک و ارائه ماژول‌های شهروند الکترونیک، قادر است فرم‌هایی را با استفاده از ابزار form builder ایجاد کند که روی پورتال نمایش داده شوند و قابلیت تکمیل و ارسال الکترونیکی را داشته باشند. فرایند ثبت اطلاعات به صورت الکترونیکی سبب می‌شود که خطاها و نواقص کاهش یابند و اطلاعات به صورت دقیق و صحیح ثبت شوند تا خدمات شهری با سرعت بیشتری پیگیری شوند و زمان و هزینه‌های مرتبط با انجام دستی فرایندها کاهش یابد.
به عنوان مثال، در بخش خدمات شهروندی، اتوماسیون به شهروندان امکان می‌دهد تا علاوه بر ثبت آنلاین درخواست‌ها و شکایات خود، نتیجه را به راحتی و بدون نیاز به مراجعه حضوری پیگیری کنند.
کاربرد اصلی اتوماسیون اداری در شهرداری
یکی از کاربردهای اصلی اتوماسیون اداری شهرداری، شفافیت بیشتر است. با استفاده از مدلسازی فرایند، فرایندها به صورت گرافیکی و قابل فهم برای تمام اعضای سازمان نشان داده می‌شوند. این امر سبب می‌شود که همه اعضا از جریان کاری آگاه شوند و امکان همکاری و هماهنگی بیشتری بین کارکنان به وجود آید. علاوه بر این، مصادیق دیگر کاربرد اتوماسیون اداری شهرداری‌ها شامل اتوماسیون در مدیریت منابع انسانی، ثبت و مدیریت مشخصات شهروندان و همچنین مدیریت عملیات شهری و نگهداری تسهیلات عمومی می‌شود.
اهمیت امنیت در اتوماسیون اداری شهرداری‌ها را نمی‌شود نادیده گرفت. با استفاده از زیرساخت BPMS، اطلاعات حساس و محرمانه شهرداری‌ها می‌توانند به طور ایمن و محافظت شده مدیریت شوند. همچنین، با امکانات کنترل دسترسی و احراز هویت می‌توانند مطمئن شوند که فقط افراد مجاز به اطلاعات مربوطه دسترسی دارند. این امر می‌تواند به بهبود نظارت و کنترل در شهرداری‌ها کمک کند.
چگونه از نرم افزار اتوماسیون اداری در پایش منابع مالی شهرداری استفاده می‌شود؟
با بهره‌گیری از اتوماسیون اداری شهرداری، پایش منابع مالی شهرداری می‌تواند به صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت دستی انجام شود که باعث کاهش خطاها و افزایش دقت و سرعت محاسبات مالی می‌شود. همچنین، با استفاده از این نرم افزار، شهرداری‌ها می‌توانند فرایند پرداخت و دریافت وجه را بهبود داده و به صورت خودکار اقدام به پرداخت و دریافت وجه کنند.
با پیاده‌سازی اتوماسیون اداری در شهرداری‌ها، عوامل متعددی مانند ذخیره‌سازی بهتر داده‌ها، کاهش هزینه‌های عملیاتی، افزایش نگهداری کارکنان و بهبود ایمنی آنها، مشاهده می‌شود. این تغییرات باعث بهبود کارایی و افزایش مقرون به‌صرفه‌بودن فعالیت‌های مالی شهرداری می‌شود.
آینده نرم افزارهای اتوماسیون اداری شهرداری چه چیزی خواهد بود؟
با پیشرفت فناوری‌ها و استفاده از هوش مصنوعی و اینترنت اشیا، این نرم افزارها قادر خواهند بود تا فعالیت‌های اداری شهرداری را به صورت کاملاً خودکار و هوشمند انجام دهند. همچنین، با شناخت بهتر نیازهای شهرداری‌ها و بهره گیری از تجربیات گذشته، نرم افزارهای اتوماسیون اداری شهرداری قادر خواهند بود تا خدمات بهتری به شهروندان ارائه دهند.
اتوماسیون اداری شهرداری در آینده، با امکانات بیشتر و حرکت به سمت یکپارچگی بیشتر، بهبود خواهد یافت. همچنین، قادر خواهند بود از طریق ارتباط بیشتر با شهروندان و انطباق با مقررات جدید، بهبود قابل توجهی در کیفیت زندگی شهروندان ایجاد کنند.
نرم افزار اتوماسیون اداری شهرداری چگونه به بهبود خدمات شهری کمک می‌کند؟
اتوماسیون اداری آی‌کن مبتنی بر زیرساخت BPMS است و با استفاده از موتورهای قدرتمندی مانند فرم ساز، فرایندساز و گزارش ساز، بهبود خدمات شهری را تسهیل می‌کند. با استفاده از این ابزار، می‌توان فرم‌هایی را برای جمع‌آوری اطلاعات از شهروندان، ثبت درخواست‌ها، ارسال پیام‌ها و بسیاری از فعالیت‌های دیگر طراحی کرد. همچنین شهرداری‌ها قادر خواهند بود تا فرایندهایی مانند درخواست‌های مجوز ساخت و ساز، مدیریت پسماند، پرداخت مالیات و عوارض و سایر فرایندهای مربوط به خدمات شهری را بهینه کنند. این امکان به شهرداری‌ها کمک می‌کند تا به راحتی با شهروندان در ارتباط باشند و خدمات شهری را بهبود بخشند.
نتیجه گیری
با توجه به فناوری‌های جدید اطلاعات و ارتباطات، شهرداری‌ها تلاش می‌کنند تا فرایندهای اداری خود را خودکار کرده و بر سرعت، دقت و کیفیت اطلاعات تأکید کنند. اتوماسیون اداری در شهرداری‌ها به بهبود عملکرد و کارایی فرایندهای اداری کمک می‌کند. با کاهش هزینه‌ها، بهبود دسترسی به اطلاعات و ارتقای سطح ارائه خدمات به شهروندان، این فناوری می‌تواند نقش مهمی در توسعه پایدار و افزایش رضایت شهروندان ایفا کند. با ایجاد آگاهی و آموزش مناسب در مورد اهمیت و روش‌های استفاده از اتوماسیون اداری، شهرداری‌ها می‌توانند به بهبود و توسعه مدیریت اداری خود دست پیدا کنند.
